Dokumentasi Kontrak dan Paket Lelang

Dalam penyelenggaraan proyek, selalu melewati liku-liku negoisasi transaksi komersil, kontrak, dan pengaturan kerjasama antara peserta yang terlibat dalam proses pembangunan proyek. Beberapa hal yang dilalui sebelum penyelenggaraan proyek seperti penerbitan paket lelang, pembuatan dokumen kontrak, kesepakatan hasil perundingan dan negoisasi dinyatakan dan dituangkan dalam suatu dokumen kontrak. Dokumen ini berisi kriteria, spesifikasi, dan serangkaian harapan, yang dirumuskan dan dijabarkan serta mengikat para penanda tangan kontrak. Dokumen ini menjadi landasan pokok yang memuat peraturan tentang hubungan kerja, hak, kewajiban, dan tanggung jawab masing-masing pihak, serta beberapa penjelasan perihal lingkup kerja, dan syarat lain yang berkaitan dengan implementasi proyek. Sebelum sampai pada sebuah kerjasama yang dituangkan dalam dokumen resmi, pemilik proyek membuat suatu paket lelang. Paket lelang atau RFP adalah paket yang terdiri dari beberapa dokumen yang dikirimkan kepada peserta lelang yang telah lulus prakualifikasi. Paket ini penting dalam memilih dan mendapatkan perusahaan yang dianggap mampu melaksanakan implementasi fisik proyek. Paket lelang terdiri dari

beberapa komponen, seperti undangan untuk ikut lelang; petunjuk lelang; proposal; pokok-pokok persetujuan; syarat umum; syarat khusus; lingkup proyek, spesifikasi dan criteria; gambar desain dan engineering; dan addendum.

Oleh karena itu proyek sangat kompleks, maka tidak mungkin merumuskan kegiatan prosedur dan persyaratan yang diperlukan proyek seutuhnya dalam suatu dokumen kontrak. Jadi dilihat saja aspek yang dapat dikendalikan dan bagaimana mengendalikannya secara efektif lalu memberikan rumusan perlindungan terhadap resiko kejadian atau aspek yang berada di luar jangkauan.

Kontrak yang lazim digunakan dalam proyek engineering konstruksi dikenal sebagai kontrak engineering, pengadaan, dan konstruksi EPK. Kontrak EPK memuat persetujuan bersama secara sukarela yang mempunyai kekuatan hukum, dimana pihak pertama berjanji memberikan jasa dan menyediakan material untuk membangun proyek bagi pihak kedua, sedang pihak kedua berjanji membayar sejumlah uang sebagai imbalan untuk jasa dan material yang telah digunakan. Intinya kontrak harus adil terhadap kedua pihak.

Beberapa hal yang terdapat dalam dokumen kontrak yang lengkap :

Pasal yang melindungi kepentingan pemilik terhadap kemungkinan tidak tercapainya sasaran proyek karena hal yang menjadi tanggung jawab kontraktor

Pasal yang memperhatikan hak-hak kontraktor

Keleluasaan bagi pemilik untuk meyakini tercapainya sasaran proyek tanpa mencampuri tanggung jawab kontraktor yaitu melalui pemantauan dan pengawasan selama proyek berjalan

Penjabaran yang jelas atas segala yang diinginkan pemilik

Serta perlu diperhatikan beberapa hal lain seperti pemilihan prosedur dan tata laksana yang sederhana tapi memenuhi keperluan. Kontrak yang baik juga harus dilengkapi dengan mekanisme dan alat untuk menghadapi dan mengendalikan resiko. Mekanisme yang biasa diperlukan oleh pemilik antara lain :