Penyusunan Kontrak

Kegiatan menyusun kontrak EPK diawali pimpinan perusahaan pemilik mengambil keputusan meminta jasa kontraktor untuk melaksanakan implementasi fisik proyek. Beberapa tahapan yang dilalui dalam pembentukan dan pengelolaan kontrak

Perencanaan dan strategi mencakup beberapa hal

1. Penentuan strategi yang akan dipakai dengan mempertimbangkan faktor objektif, spesifikasi proyek, dan sesuai dengan tujuan keseluruhan perusahaan. Strategi ini menentukan sejauh mana keterlibatan pemilik dalam mengadministrasi, memantau, dan mengendalikan pelaksanaan proyek.

2. Jenis kontrak dilihat dari pembentukan harga dan prosedur pembayaran. Ada dua jenis kontrak dasar yaitu kontrak harga tetap (lump sum) dan kontrak harga tidak tetap (cost plus)

3. Kelengkapan paket menyangkut segala sesuatu yang berkaitan dengan definisi lingkup kerja proyek.

4. Kondisi lokal dapat disebabkan oleh beberapa faktor teknis objektif, maupun oleh adanya peraturan yang berlaku, misal perusahaan harus memprioritaskan membeli barang dalam negeri

5. Kepentingan spesifik proyek. Misal, teknologi proses yang harus relatif baru, sehingga perlu mempertimbangkan keterlibatan pihak yang berhubungan dengan mereka yang memiliki lisensi teknologi itu

Pembentukan kontrak mencakup beberapa hal

1. Rancangan kontrak merupakan dokumen yang setelah ditandatangani sebagai kontrak yang resmi dan mengikat kedua belah pihak

2. Prakualifikasi

3. Penyusun RFP (request for proposal) atau disebut juga paket lelang yang dikirim ke peserta lelang yang telah lolos prakualifikasi. Jika ada perubahan yang mendasar terhadap rancangan isi atau materi rancangan kontrak akan ditampung dalam adendum yang akan menjadi bagian dari kontrak resmi

4. Pembuatan proposal

5. Negosiasi

6. Penandatangan kontrak

Ada beberapa kelompok komponen rancangan kontrak

Komponen I; berisi materi pokok rencana persetujuan antara pemilik dan kontraktor (article of agreement) antara lain memuat : masalah komersial; pernyataan persetujuan untuk bekerjasama; harga kontrak; tanggal mulai berlaku; jadwal penyelesaian secara mekanis; jaminan dan tanggungjawab (kinerja, jadwal mutu); pajak, asuransi, dan royalti; penghentian pekerjaan (terminasi); pengurangan dan penambahan pekerjaan; keadaan force majeure; pengaturan hak kepemilikan; persengketaan dan arbitrasi

Komponen II; memuat syarat umum (general condition) yang memberi definisi bagaimana pekerjaan harus dilaksanakan. Berisi tentang penjelasan, petunjuk, dan tata cara penyelenggaraan proyek; garis besar wewenang dan tanggung jawab pihak yang bersangkutan; desain engineering; pengadaan material dan jasa; konstruksi dan sub kontrak; perencanaan, pengendalian biaya, dan jadwal; pengendalian mutu; laporan kemajuan proyek; korespondensi dan sistem arsip; prosedur persetujuan, keuangan, dan pembayaran; penyelesaian dan penutupan proyek.

Komponen III; syarat khusus (special condition) seperti pengadaan material dan jasa yang ditanggung oleh pemilik; lingkup kerja khusus (seperti pelatihan); fasilitas sementara; kondisi-kondisi lain di luar komponen II yang perlu diketahui kontraktor

Komponen IV; memuat uraian rincian lingkup kerja proyek secara menyeluruh termasuk kriteria dan spesifikasi (menjelaskan hal yang tidak dapat ditunjukkan dalam bentuk gambar)