Konsep Manajemen Proyek

Proyek dapat diartikan sebagai sederetan aktifitas yang diarahkan pada suatu hasil dimana jangka waktu penyelesaiannya ditentukan. Suatu proyek dengan proyek yang lain mempunyai keunikan masing-masing, sehingga untuk menanganinya perlu dibentuk suatu organisasi proyek. Ada 3 tahap yang harus dilakukan dalam manajemen proyek yaitu :

1. Perencanaan (planning)

Mencakup penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan organisasi tim.

2. Penjadwalan (Schedulling)

Menghubungkan antara tenaga kerja, uang, bahan yang digunakan dalam proyek.

3. Pengendalian (Controlling)

Pengawasan sumber daya, biaya, kualitas dan budget, jika perlu merevisi, ubah rencana, menggeser atau mengelola ulang tepat waktu dan biaya.

Perencanaan Proyek

Untuk mengerjakan beberapa proyek sekaligus, seperti yang terjadi di beberapa perusahaan besar, maka cara yang efektif untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber daya secara fisik adalah melalui organisasi proyek. Maka organisasi akan bekerja secara baik apabila :

Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan terget waktu khusus

Pekerjaan unik atau tidak biasa dalam organisasi yang ada

Pekerjaan terdiri dari tugas yang kompleks dan saling berhubungan serta memerlukan ketrampilan khusus

Proyek bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi

Proyek meliputi hampir semua lini organisasi

Organisasi proyek dipimpin oleh seorang manajer proyek yang mengkoordinasikan kegiatan proyek dengan departemen lain maupun membuat laporan kepada manajemen puncak.

Tanggung jawab manajer proyek adalah memastikan

Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan waktu yang tepat.

Proyek selesai sesuai budget.

Proyek memenuhi sasaran kualitas.

Tenaga kerja yang ditugaskan dalam proyek mendapat motivasi arahan dan informasi yang diperlukan dalam pekerjaan mereka

Setelah tujuan proyek ditetapkan, maka dilakukan pemecahan proyek menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola dengan baik yang disebut WBS (Work Breakdown Structure). Untuk saat ini sudah banyak software yang digunakan antara lain Windows XP.

Penjadwalan Proyek

Penjadwalan proyek meliputi urutan dan membagi waktu untuk seluruh kegiatan proyek. Pendekatan yang dapat digunakan diantaranya adalah Diagram Gantt. Penjadwalan proyek membantu dalam bidang :

Menunjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek.

Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan.

Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan.

Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara hal-hal kritis pada proyek.

Pengendalian Proyek

Pengendalian proyek melibatkan pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas dan budget. Pengendalian juga berarti penggunaan loop umpan balik untuk merevisi rencana proyek dan pengaturan sumber daya kemana diperlukan.

Untuk saat ini telah banyak software yang dapat digunakan antara lain Primavera, MacProject, Pertmaster, Visischedule, Timeline, MS Project.