Manajemen Proyek

Pemaparan mengenai definisi manajemen proyek, membawa kita pada suatu penegasan kesimpulan bahwa manajemen proyek merupakan fungsi yang dilaksanakan oleh manajer proyek. Manajemen proyek dengan demikian sangat berhubungan dengan usaha-usaha melalui orang lain yang ditujukan untuk mencapai sasaran tertentu dengan jalan mempergunakan sumber-sumber yang terlibat dalam pembuatan keputusan.

Tampaknya hal yang sudah pasti berkenaan dengan manajemen proyek adalah bahwa manajemen proyek lebih dapat didefinisikan sebagai suatu proses, yakni sebagai suatu rangkaian tindakan, kegiatan, atau pekerjaan yang mengarah kepada beberapa sasaran tertentu. Definisi manajemen proyek tersebut mengakui juga bahwa proses itu dilaksanakan oleh lebih dari satu orang dalam organisasi proyek dan pencapaian tujuan dilakukan melalui bantuan orang lain.

Definisi manajemen proyek yang dikembangkan di sini didasarkan pada asumsi bahwa kewajiban memanajemeni itu muncul kapan saja pekerjaan proyek dibagi-bagi dalam pekerjaan khusus dan dilakukan oleh dua orang atau lebih. Dalam keadaan semacam itu, pekerjaan-pekerjaan khusus tersebut harus di koordinasi dan keharusan inilah yang menimbulkan kewajiban untuk melaksanakan pekerjaan manajerial, yakni proses manajerial

James A.F. Stoner (1982) mengklasifikasikan tingkatan manajemen (Level of Management) sebagai berikut :

By their level in organization.

By the range of organizational activities for which they are responsible.

Adakalanya tingkat manajemen diklasifikasikan atas :

Manajemen puncak.

Manajemen puncak-menengah.

Manajemen menengah.

Manajemen menengah operasional.

Manajemen operasional.

James A.F. Stoner (1986) menentukan tiga jenis dasar keterampilan manajerial yaitu : keterampilan teknik (technical skill), keterampilan manusiawi (human skill), keterampilan konseptual (conceptual skill). Fayol mengemukakan empat belas prinsip-prinsip manajemen, yaitu :

Devision of York.

Authority and Responsibility.

Discipline.

Unity of Command.

Unity of Direction.

Subordination of individual to general interest.

Remuneration.

Centralization.

Scalar chain atau hierarchy.

Order.

Equity.

Stability of tenure.

Initiative.

Esprit de corp.

Fayol mengatakan: “Prinsip-prinsip tersebut bersifat fleksibel dan dapat disesuaikan menurut kebutuhan. Persoalan bagaimana menggunakan prinsip-prinsip tersebut merupakan seni yang sulit karena memerlukan intelegensi, pengalaman, pengambilan keputusan dan pertimbangan (Kast dan Rosenzwight, 1983). Sedangkan mengenai sumber daya manajemen menurut George R Terry antara lain adalah :

Materials

Methods

Money

Market

Calvert menggambarkan daur proses manajemen, yang sekaligus memperlihatkan hubungan antar fungsi manajemen, yang menciptakan mekanisme dan dinamika manajemen.

Fungsi-fungsi Manajemen Proyek

Fungsi manajemen proyek mengacu pada fungsi manajemen secara umum. Sebagai pedoman dalam modul ini fungsi manajemen didasarkan pada pendapat George R. Terry. George R. Terry memberikan empat fungsi fundamental dari manajemen, yakni :

Planning

Organizing

Actuating

Controlling

Arti penting perencanaan proyek adalah karena perencanaan merupakan proses pemikiran kreatif dan penentuan secara matang mengenai hal-hal berkenaan dengan keputusan-keputusan proyek yang akan dilakukan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan proyek yang telah ditentukan sebelumnya.

Untuk mencapai tujuan perencanaan proyek secara efektif, perlu diperhatikan unsur-unsur perencanaan proyek sebagai berikut :

a. Tujuan (objectives), yaitu perumusan secara jelas dan terperinci mengenai sasaran yang akan dicapai;

b. Kebijakan (policy), yaitu garis-garis besar cara yang dipergunakan untuk mencapai tujuan/sasaran yang telah ditetapkan;

c. Prosedur (procedure), yaitu pembagian tugas serta hubungan-hubungan ke atas dan kesamping antara pelaksana-pelaksana perencanaan;

d. Evaluasi kemajuan, yaitu penentuan norma-norma dan standar untuk mengukur kemajuan, secara kuantitatif, kualitatif dan unsur waktu;

e. Program, yaitu keseluruhan rencana dan urutan-urutan kegiatan yang akan dilaksanakan.

Fungsi pengorganisasian proyek memadukan seluruh sumber-sumber yang ada dalam organisasi, baik sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya ke arah tercapainya tujuan proyek. Melalui pengorganisasian, seluruh sumber proyek (project resources) baik berupa manusia maupun non manusia diatur dan dipadukan sedemikian rupa agar tujuan proyek tercapai secara efektif dan efisien. Pengorganisasian (organizing) lebih menunjuk pada process of organization, yaitu kegiatan penyusunan atau pengalokasian pekerjaan, orang-orang dan benda-benda agar dapat didayagunakan untuk pencapaian tujuan organisasi.

Fungsi penggerakan proyek merupakan gerak pelaksanaan dari kegiatan-kegiatan perencanaan proyek dan pengorganisasian. Penekanan dari fungsi penggerakan proyek adalah penciptaan kerja sama antara anggota-anggota kelompok serta pada peningkatan semangat kerja keseluruhan anggota untuk tercapainya tujuan proyek.

Pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen diperlukan terutama untuk menjawab pertanyaan apakah kegiatan-kegiatan yang sedang berjalan sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah ditetapkan. Pengawasan proyek diartikan sebagai usaha menentukan apa yang sedang dilaksanakan dengan cara menilai hasil/prestasi yang dicapai dan kalau terdapat penyimpangan dari standar yang telah ditentukan, maka segera diadakan usaha perbaikan, sehingga semua hasil/prestasi proyek yang dicapai sesuai dengan rencana.

Jenis atau bentuk pengawasan dapat dibedakan menurut :

1. Pengawasan menurut locus

Menurut lokusnya maka dibedakan antara pengawasan intern dan pengawasan ekstern. Pengawasan ekstern adalah pengawasan yang dilakukan oleh pihak luar organisasi.

2. Pengawasan menurut aktor.

Pengawasan dapat juga dibedakan menurut aktor atau siapa yang melaksanakan. Pertama, pengawasan oleh kelompok pemeriksa fungsional dan kedua pengawasan individual atau personal.

3. Pengawasan menurut bidang

Jenis atau bentuk pengawasan dapat dibedakan menurut bidang yang diawasi, misalnya : anggaran belanja (budgetary and non budgetary financial control), produksi, pembiayaan, kualitas, pemasaran dan sebagainya.

Ruang Lingkup Proyek

Proyek merupakan suatu kesatuan kegiatan yang dilaksanakan untuk menghasilkan suatu hasil atau sasaran tertentu dalam suatu jangka waktu yang telah ditentukan. Kegiatan tersebut diusahakan melalui penyediaan sumber-sumber dana, manusia dan peralatan.

Proyek merupakan suatu rangkaian aktivitas yang dapat direncanakan, yang di dalamnya menggunakan sumber-sumber (inputs) misalnya uang dan tenaga kerja, untuk mendapatkan manfaat (benefits) atau hasil (return) di masa yang akan datang. Aktivitas semacam ini mempunyai saat mulai (starting point) dan saat berakhir (ending point).

Proyek publik adalah kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah dalam ekonomi, dengan menggunakan dana anggaran belanja, yang akhirnya tidak lain merupakan kontribusi warga negara sebagai pembayar pajak.

Program dapat dipahami sebagai serangkaian kegiatan-kegiatan, proyek-proyek, proses-proses atau pelayanan/ jasa-jasa yang terorganisasi dan diarahkan untuk pencapaian suatu tujuan khusus.

Tujuan proyek adalah hasil-hasil yang diharapkan akan dicapai oleh proyek dan program pembangunan. Tujuan ini dapat disusun secara bertingkat (hierarki) menjadi dua tahap atau lebih, misalnya tujuan jangka pendek, tujuan jangka menengah, dan jangka panjang, atau dari suatu tujuan yang lebih rendah tingkatannya menuju suatu tujuan yang lebih tinggi tingkatannya, dan seterusnya.

Output proyek (hasil) yang dimaksud adalah produk atau jasa tertentu yang diharapkan dapat dihasilkan oleh suatu kegiatan dari input yang tersedia, untuk mencapai tujuan proyek/program. Sedangkan effect proyek (pengaruh langsung) adalah hasil yang diperoleh dari penggunaan output proyek. Dan dampak (impact) proyek ialah hasil yang diperoleh dari efek proyek.

Monitoring (Pemantauan) meliputi kegiatan mengamati/ meninjau kembali/mempelajari dan kegiatan menilik (mengawasi), yang dilakukan secara terus menerus atau berkala oleh pengelola proyek di setiap tingkatan pelaksanaan kegiatan, untuk memastikan bahwa pengadaan/penggunaan input, jadwal kerja, hasil yang ditargetkan dan tindakan-tindakan lainnya yang diperlukan berjalan sesuai dengan rencana.

Manfaat, Biaya dan Umur Proyek

Ada 3 manfaat proyek yaitu

Manfaat langsung (direct benefits)

Manfaat tak langsung (indirect benefits)

Manfaat tak kentara (intangible benefits).

Manfaat langsung dari suatu proyek maksudnya adalah kenaikan nilai hasil produksi barang atau jasa atau penurunan biaya sebagai akibat langsung dari proyek. Kenaikan nilai hasil produksi tersebut dapat berupa meningkatnya jumlah hasil (kuantitas) dan atau meningkatnya mutu produksi (kualitas).

Manfaat tak langsung adalah manfaat yang ditimbulkan secara tidak langsung dari suatu proyek yang merupakan multiplier effects dari proyek. Dapat dikatakan bahwa manfaat tidak langsung mencakup dampak ganda (multiplier effects), manfaat karena besarnya usaha (economic scales), manfaat dari peningkatan pendidikan dan kesehatan terhadap produktivitas tenaga kerja dan sebagainya.

Manfaat tak kentara dari suatu proyek adalah manfaat yang sukar untuk diukur secara kuantitatif misalnya dengan uang. Beberapa dari manfaat tak kentara tersebut di antaranya muncul dalam bentuk perbaikan lingkungan hidup, manfaat dari perbaikan pemerataan pendapatan, manfaat dari meningkatnya kesejahteraan masyarakat dan sebagainya.

Biaya atau pengeluaran proyek (project expenditure) adalah hanya biaya-biaya atau ongkos-ongkos yang akan dikeluarkan di masa yang akan datang (future costs) untuk memperoleh penghasilan-penghasilan yang akan datang (future returns).

Proyek dapat dibedakan ke dalam dua bentuk umum, yaitu proyek publik dan proyek swasta. Prof Soemardi Reksopoetranto mengelompokkan proyek-proyek pembangunan ke dalam dua kelompok besar yaitu :

Padat modal (capital intensive)

Padat karya (labour intensive)

Umur ekonomis sesuatu asset adalah jumlah tahun selama pemakaian aset tersebut dapat meminimumkan biaya tahunannya. Untuk proyek-proyek yang mempunyai investasi modal yang besar sekali, lebih mudah untuk menggunakan umur teknis.

Tahapan dan Siklus Proyek

Tahap proyek terkait erat dengan siklus proyek. Dalam siklus proyek terdapat tiga tahap, yaitu : perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan lanjutan. Pada masing-masing tahap terdapat tingkat-tingkat kegiatan proyek.

Pada tahap perencanaan proyek siklus bermula dari tingkat prapengenalan, yang mencakup kegiatan pengumpulan gagasan dari sektor, daerah, kelompok kepentingan dan lain sebagainya.

Tahap pelaksanaan proyek mencakup berbagai kegiatan seperti: a) penggerakan (actuiting), b) Pengorganisasian, c) pengawasan (supervision atau monitoring).

Siklus proyek merupakan tahapan atau urut-urutan yang dilalui dalam kegiatan suatu proyek.